Office 365 SharePoint Dateien mit externen Anwendern teilen

Häufig kommt es vor, dass Dokumente mit externen Anwendern (Anonymus) geteilt werden müssen.

Im Standard ist seitens Office 365 One Drive diese funktion für jeden Anwender freigeschaltet.

Für SharePoint sind hier verschiedene Konfigurationen notwendig, damit eine Enladung bzw. Freigabe möglich ist.

Fehlende Freigabe:

Wenn eine Freigabe für externe nicht erlaubt ist, dann wird die Meldung „Administrative Richtlinien lassen das Teilen mit Personen außerhalb Ihrer Organisation nicht zu“ angezeigt.

Office 365 SharePoint Fehlende Freigabe

Für die Links wird keine Möglichkeit angeboten, dass diese auch mit externen geteilt werden kann.

Office 365 SharePoint Freigabelinks

Freigaberechte erteilen:

Wechseln Sie auf die Office 365 Administrationsseite / Einstellungen / Dienste und Add-Ins. Öffnen Sie den Punkt Office 365 Gruppen und aktivieren die Rechte.
Office 365 Gruppenrechte

Wechseln Sie über die SharePoint Administrationsseite auf Websitesammlungen und wählen die Website aus. Kicken Sie im Menü auf Freigabe und vergeben die Rechte.
Office 365 SharePoint Freigabe Websitesammlung

Klicken Sie nun in der SharePoint Administration auf Freigabe und vergeben die Rechte.
Office 365 SharePoint Freigabekonfiguration

Öffnen Sie nun für Ihre Site die Benutzerverwaltung (https://[NAME].sharepoint.com/sites/[Name]/_layouts/15/user.aspx – Tauschen Sie den Wert [NAME] mit Ihren Parametern) und klicken im Menü auf „Einstellungen für Zugriffsanforderungen“ und vergeben die Rechte.
Office 365 SharePoint Freigabe User

Sollte jetzt bei Ihnen immer noch nicht die Möglichkeit existieren, so handelt es sich bei Ihnen vermutlich um eine Teamsite von Office 365. Damit Sie auch hier die Möglichkeit besitzen an externe eine Freigabe zu erteilen, müssen Sie mit PowerShell das Recht noch erteilen.

INFO: Hier hanelt es sich um gesonderte Seite, die im Standard mit geringeren Funktionalität ausgesgestattet ist.

Rechteerweiterung für Teamseiten:
Starten Sie PowerShell als Administrator

Verbinden Sie sich mit Office 365 SharePoint, siehe Office 365 SharePoint Verbindungsaufbau über Verwaltungsshell
Rufen Sie mit den folgenden Befehl die Liste der Konfiguration für die Teamseite auf, wobei Sie die Werte [NAME] an Ihre gegebenheiten anpassen
get-sposite -Detailed -Identity https://[NAME].sharepoint.com/sites/[NAME] | fl *
Der Wert „SharingCapability“ definiert die Freigabe, siehe Set-SPOSite
Mit dem folgenden Befehl setzen Sie die Rechte für Freigabe von externen, wobei Sie die Werte [NAME] an Ihre gegebenheiten anpassen
Set-SPOSite -Identity https://[NAME].sharepoint.com/sites/[NAME] -SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing

Rechteerweiterung für alle Teamseiten:
Starten Sie PowerShell als Administrator

Verbinden Sie sich mit Office 365 SharePoint, siehe Office 365 SharePoint Verbindungsaufbau über Verwaltungsshell
Rufen Sie mit den folgenden Befehl die Liste der Konfiguration für die Teamseite auf, wobei Sie die Werte [NAME] an Ihre gegebenheiten anpassen
# Seiten auslesen und durchlaufen
$sites = Get-SPOSite
foreach ($site in $sites) {
     # Pruefen ob Template "GROUP#0" entspricht
     if ($site.Template -eq "GROUP#0"){         
		# Rechte fuer Teilen / Links fue Anonyme Anwender vergeben
		Set-SPOSite -Identity $site.url -SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing
		Write-Host $site.url " : Recht fuer ExternalUserAndGuestAccess gesetzt."
	}
}

Nach der Konfiguration laden Sie die SharePointSeite erneut.

Freigabefunktion aktiviert:

Freigabe für externe Adressen erlaubt.

Office 365 SharePoint Freigabe Extern

Link kann für Personen ohne Anmeldung generiert werden.

Office 365 SharePoint Freigabe